Cari
Surat arsip adalah dokumen tertulis yang memiliki nilai penting dan disimpan untuk keperluan pengarsipan dan referensi di masa depan.
[Nama dan Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada,
[Arsiparis]
[Alamat Arsiparis]
Perihal: Permohonan Pemindahan Arsip
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan kami dalam melakukan pemindahan arsip-arsip perusahaan, kami bermaksud untuk meminta bantuan Anda sebagai arsiparis dalam melaksanakan tugas tersebut.
Berikut adalah rincian arsip yang perlu dipindahkan:
1. Kategori arsip: Administrasi Keuangan
- Nomor arsip: AK/2021/001
- Tahun arsip: 2010 - 2015
- Jumlah berkas: 50
2. Kategori arsip: Sumber Daya Manusia
- Nomor arsip: SDM/2021/002
- Tahun arsip: 2015 - 2020
- Jumlah berkas: 100
3. Kategori arsip: Penjualan
- Nomor arsip: PNS/2021/003
- Tahun arsip: 2018 - 2021
- Jumlah berkas: 75
Kami meminta Anda untuk melakukan pemindahan dengan sistem pengarsipan yang rapi dan teratur, sehingga memudahkan aksesibilitas dan pencarian arsip di kemudian hari.
Mohon konfirmasi kesediaan Anda untuk pelaksanaan tugas ini serta penawaran harga yang bersesuaian dengan jasa pemindahan arsip tersebut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap kerjasama yang baik dan hasil yang memuaskan dari bantuan Anda dalam memindahkan arsip-arsip perusahaan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Perusahaan]
Dalam membuat Surat Arsip, hal yang perlu diperhatikan antara lain adalah memastikan format yang sesuai dengan standar yang berlaku, mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap sesuai dengan jenis arsip yang akan disimpan, serta menyimpan salinan surat dan menyusunnya dengan rapi agar mudah diakses dan ditelusuri.
Dalam membuat Surat Arsip, hal yang harus dihindari adalah penggunaan bahasa yang bermacam-macam, tidak rapi, dan tidak jelas sehingga sulit untuk dipahami oleh pihak yang akan menggunakan surat tersebut.
